Inledning
I den här rapporten kommer jag att analysera Helen Bäckströms och Lisa Janssons magisteruppsats ”Att skapa en uthållig projektverksamhet - en studie ur ett HRM-perspektiv om stresshantering i projektintensiva organisationer”. Uppsatsen är skriven vid Linköpings Universitet och finns att hämta elektroniskt på http://www.diva-portal.org/smash/record.jsf?searchId=2&pid=diva2:21593. Att jag valt att analysera just denna uppsats beror på att den belyser ett mycket aktuellt ämne, nämligen stress och stressrelaterade besvär och sjukdomar. Och då ett projekt definitionsmässigt är begränsat i tiden, det vill säga det finns alltid en tid att hålla, så kan man anta att detta kan leda till stress, något som man som projektledare givetvis måste ha kunskap kring.Jag börjar med att sammanfatta uppsatsens resultat och titta på hur resultatet kan användas rent praktiskt i projektarbetet. Jag går sedan över till att peka på uppsatsens styrkor och svagheter samt hur dess resultat förhåller sig till kurslitteraturen. Rapporten avslutas med mina egna reflektioner samt en referenslista.
Sammanfattning av uppsatsens slutsatser
Uppsatsens syfta är alltså att ”ur ett HRM-perspektiv, och med fokus på stress, analysera vilka faktorer som är viktiga för att skapa en uthållig projektverksamhet i projektintensiva organisationer”. (Bäckström & Jansson, 2006, sid 107) Man har valt en kvalitativ ansats, det vill säga man går på djupet snarare än på bredden, och man gör detta genom dels litteraturstudier och dels genom att intervjua ett tiotal personer från två projektorienterade företag. Då man har ett ledningsperspektiv på stresshanteringen så intervjuar man personer i ledande befattningar samt personer från företagshälsovården.Författarna huvudslutsats summerar de som ”… att det inte bara förefaller vara viktigt vad som görs när det gäller att skapa uthållighet, utan även att något görs.” Med detta menar de att det självklart är viktigt vilka åtgärden man väljer att göra men att bara detta att man gör något över huvudtaget ger en positiv effekt. Att ledningens värderingar är den rätta och att de lyssnar på de anställda är enligt författarna avgörande för en uthållig projektorganisation. De anställda måste känna att de har ledningen stöd. (Bäckström & Jansson, 2006, sid 107)
Men givetvis är det också viktigt vad man gör, och författarna har genom sin analys kommit fram till ett antal olika faktorer som påverkar projektorganisationens uthållighet. De har grupperat faktorerna i de två grupperna projektverksamhetens organisering samt stresshanteringsåtgärder, se bild 1 nedan. Här ingår faktorerna god planering, situationsanpassat ledarskap, snabb feedback, tydliga prioriteringar, kontinuerlig & lättillgänglig information, effektiv kommunikation, stöttande ledning och markerande av gränser respektive beakta återhämtning, håll jämn & hög arbetsbelastning, identifiera & uppmärksamma individuella behov, sätt mål och bestäm önskvärt resultat, tillämpa förebyggande aktiviteter, uppmärksamma stressproblemet, skapa helhetssyn och struktur, ge erkänsla och uppskattning samt inse att alla har ett ansvar.
Bild 1. De faktorer som enligt författarna är viktiga för att skapa en uthållig projekt-verksamhet. (Bäckström & Jansson, 2006, sid 108)
Författarna motiverar i sin analys sedan kortfattat valet av påverkande faktorer och åtgärder, jag tar upp endast ett urval av faktorer här. God planering minskar enligt författarna projektdeltagarnas osäkerhet och bidrar till insyn och kontroll, något som leder till trygghet och därmed mindre stress. Att situationsanpassat ledarskap kan leda till en uthålligare projektorganisation motiveras med att den ledarstilen innebär att projektplanen kan förändras om förutsättningarna förändras. Snabb feedback från ledningen är viktigt då detta leder till ett ökat engagemang och en ökad glädje. Med tydliga prioriteringar avser här författarna den prioritering av resurser som ibland måste göras mellan linjen och projektet eller mellan olika projekt, om ledningen gör dessa prioriteringar på ett tydligt sätt minskar projektarbetarnas osäkerhet. (Bäckström & Jansson, 2006, sid 107-108)
När de gäller de stresshanteringsåtgärderna så anser författarna till exempel att det är viktigt att ledningen beaktar återhämtningen, något som kan ske till exempel genom tydligt inplanerade perioder. Detta är viktigt även om projektarbetarna utsätts för positiv stress, för positiv stress kan övergå till negativ stress om den pågår under alltför lång tid. Jämn och hög arbetsbelastning är viktigt då det ger projektarbetaren bättre kontroll och en upplevd positiv stress, vilket i sin tur leder till bättre effektivitet. De anser också att förebyggande stresshanteringsaktiviteter är viktigt då detta kan fånga upp dem som är i riskzonen på ett tidigt stadium. Den punkt som de utvecklar mest i sin slutsats är den som går ut på att alla har ett ansvar. Individen har ett ansvar för sin livssituation och för att ta till sig de stresshanteringsåtgärder som företaget erbjuder, projektgruppen har ett ansvar att identifiera problemen och sedan försöka åtgärda dessa och ledningen har ett ansvar för att företaget har rätt värderingar och kan erbjuda rätt stresshanterande åtgärder. (Bäckström & Jansson, 2006, sid 108-110)
Slutsatsernas praktiska användningsområden
Tyvärr är jag ganska skeptisk till att uppsatsen och dess slutsatser kommer att få någon praktisk betydelse. De slutsatser man drog är enligt mig redan något som får anses som etablerad kunskap. Jag har själv arbetat i projekt på två olika företag och alla de faktorer som de nämner i sin slutsats var sådant som man var väl medveten om. Problemet är enligt mig inte att man saknar kunskap om hur man bör driva projekt uthålligt utan hur man ska implementera den kunskapen i projekt-organisationen. Ett exempel på detta är det klassiska problemet med dålig informationshantering i projekt, något som tre av författarnas faktorer handlar om. Här hade jag gärna sett att de istället för att endast identifierat problemet även föreslagit konkreta på hur ledningen skulle kunnat agera för att förbättra. Ska ledningen satsa på utbildning? Är det kanske någon form av IT-stöd som behövs? Hur mycket tid bör en projektledare avsätta för informationshantering? Är det bästa kanske att i alla projekt ha en speciell person som endast ansvarar för informationshanteringen? Vilka av dessa, eller andra, åtgärder är mest effektiva ur stresstålighetssynpunkt? Hade uppsatsen haft det fokuset hade den praktiska nyttan varit oändligt mycket större.Jag kan dock se en viss nytta med uppsatsen ur ett läroperspektiv. Den är välskriven och pedagogisk och kan nog fungera mycket bra som litteratur på universitet eller för dem som ska arbeta i en projektorganisation för första gången.
Styrkor och svagheter
Jag anser att uppsatsens två stora svagheter är brist på generaliserbarhet och djup. Brist på generaliserbarhet därför att uppsatsen baseras på enligt mig alltför få studieobjekt, endast totalt tio intervjupersoner fördelat på två olika företag. Detta är visserligen en kvalitativ studie, till skillnad mot en kvantitativ, men jag tycker att även kvalitativ studie bör baseras på mer data. Författarna för själva ett resonemang kring detta och kommer fram till den något luddiga slutsatsen att ”…det är möjligt att våra resultat även skulle kunna vara tillämpbara i organisationer där de rådande förhållandena är liknande dem som studiesubjekten verkar i.” (Bäckström & Jansson, 2006, sid 9) Detta går ju inte att tolka på annat sätt än att de även själva är ganska tveksamma till att deras slutsatser går att använda ens på liknande företag, för att då inte tala om företag som verkar i andra branscher och/eller är av en annan storlek.Det kanske kan verka motsägelsefullt att jag anser att uppsatsen brister i både generaliserbarhet och djup, man kan tycka att om den inte är generaliserbar så borde den ju i så fall vara djup. Men tyvärr anser jag inte att den varken är det ena eller det andra, det vill säga den är varken kvantitativ eller kvalitativ. Jag tycker den brister i djup då intervjuerna känns mycket ytliga, och detta trots att intervjuobjekten är få. De skriver själva att den tid de fick med varje person var en eller maximalt två timmar, och detta inkluderar då även presentation av sig själva och uppsatsens syfte. Själva intervjun var alltså i vissa fall under en timme vilket jag anser är alldeles för kort för att man ska få en verkligt djup förståelse. Antalet intervjufrågor var också på tok för många, uppemot 30 stycken, för den begränsade intervjutiden. (Bäckström & Jansson, 2006, sid 117-124) Jag tror uppsatsen hade blivit bättre om de hade avgränsat ämnet mer. Kanske att de kunde fokuserat endast på en liten del av projektverksamheten, till exempel tid och resursplanering eller ledningens värderingar, och gått djupare in på hur just den delen påverkar projektuthålligheten.
Sedan kan jag tycka att det var lite synd att man endast intervjuade personer i ledande befattningar samt inom företagshälsovården, det vill säga inte någon som arbetat i ett projekt under projektledaren. Detta klargörs ju i och för sig redan i och med uppsatsens titel men jag kan ändå tycka att utelämnandet av projektmedarbetarna gör att uppsatsen inte känns komplett. Kanske utelämnandet av dessa ger en missvisande och eventuellt förskönad bild av verkligheten? (Bäckström & Jansson, 2006, sid 16-17)
Slutligen hade jag gärna sett att de på något sätt verifierat de slutsatser de kom fram till. Som uppsatsen är nu beskriver de hur de två företagen arbetar med stressrelaterade frågor men man får egentligen ingen uppfattning om vilka reella effekter arbetet fått. Effekterna beskrivs endast av intervjuobjekten, som ju är mycket partiska. Jag inser att de vore ett mycket stort och tidsödande arbete att verifiera uppsatsens slutsatser men jag tycker ändå att man borde försökt, i alla fall för någon del av de delslutsatser man kom fram till. Hade man inte möjlighet att själv göra det experimentellt så kanske man kunde gjort det genom att studera befintlig statistik och liknande.
Men för att säga något positivt så gillar jag uppsatsens upplägg rent pedagogiskt. Författarna beskriver mycket bra hur de gått till väga och man får också en bra genomgång av vad projekt och stress är. Uppsatsen fungerar alltså mycket bra för den som vill förstå vad stress och projekt är för något samt hur dessa förhåller sig till varandra. Jag uppfattar författarna som kunniga inom dessa två områden.
Uppsatsens slutsatser i förhållande till litteraturen
Varken Bo Tonnquists eller Tomas Gustavssons har fokus på stressrelaterade frågor. Ingen av böckerna har ett avsnitt eller kapitel som handlar om stress, stress finns inte heller med i böckernas innehållsförteckningar eller ordlistor. Faktum är att jag inte har sett ordet stress nämnas en enda gång i de delar av böckerna som jag läst. Med tanke på hur uppmärksammat stress och utbrändhet har blivit på sistone så tycker jag att det är konstigt att de Tonnquist och Gustavsson inte lägger större vikt vid detta. Läser man Bäckström och Janssons uppsatts så inser man ju att stresshantering är av avsevärd vikt för att projekt ska kunna drivas på ett bra sätt, något givetvis även Tonnquist och Gustavsson måste vara medvetna om.Men även om de inte specifikt tar upp stress och stresshantering så finns många av uppsatsens slutsatser med i deras böcker, dock inte ur ett stresshanteringsperspektiv utan mer ur perspektivet effektiv projektledning. Om man jämför de faktorer för projektetverksamhetens organisering som uppsatsförfattarna nämner i sin slutsats, se bild 1, med Tonnquists och Gustavssons böcker så finns det stora likheter. Till exempel tillägnar de varsitt helt kapitel åt det som uppsatsförfattarna kallar för ”god planering”. (Gustavsson, 2007, sid 103 – 138 & Tonnquist, 2007, sid 115 - 148) Och när det gäller vikten av situationsanpassat ledarskap så skriver Gustavsson en hel del om detta och även den Agila metod som Tonnquis skriver om bygger på anpassningsbarhet. (Gustavsson, 2007, sid 222 - 224 & Tonnquist, 2007, sid 22) På samma sätt kan man se att även de andra faktorerna under det som uppsatsförfattarna kallar för projektverksamhetens organisering finns med i böckerna. Men, och det är ett stort men, i böckerna finns inte alls kopplingen till stress och stresshantering.
Och går man över till det som uppsatsförfattarna kallar för stresshanteringsåtgärder, se bild 1, så finns dessa knappt alls med i böckerna. Jag har inte hittat något i böckerna om till exempel förebyggande åtgärder, uppmärksammande av stressproblematiken eller beaktande av återhämtning. Så min slutsats blir att Gustavssons och Tonnquists i sina böcker inte alls tar upp den frågeställning som behandlas av Bäckström och Jansson. Gustavsson och Tonnquist berör visserligen en del av de faktorer som nämns i uppsatsens slutsats men de gör det inte ur ett stresshanteringsperspektiv. Det vill säga, om du är ny inom området projektledning och läser Gustavssons och Tonnquists böcker så kommer du att lära dig hur man driver projekt på ett bra sätt men du kommer inte att ha någon förståelse för vilka faktorer som påverkar förekomsten av negativ stress samt hur du kan hantera detta.
Reflektioner
Jag har ju varit rätt så kritisk mot uppsatsen och dess slutsatser men samtidigt så inser jag att det inte är ett helt lätt ämne att studera. För att komma fram till några konkreta och bevisade slutsatser så krävs det antagligen ett enormt arbete då jag antar att man måste studera en stor mängd projekt och projektarbetare under en lång tid. Det räcker då inte med endast en eller två korta intervjuer utan det krävs nog att man följer dessa personer under lång tid, kanske många år, för att se hur deras stressnivå förändras i förhållande till deras arbetsbörda i projekten. Dessutom bör man nog ha en kontrollgrupp bestående av personer som inte arbetar i projekt. Ska man sedan jämföra effekten av många olika stresshanterande åtgärder så blir ju omfattningen enorm. Jag har full förståelse för att Bäckström och Jansson inte hade möjligheten att göra ett så pass omfattande arbete.Kan personligen reflektera över att författarna, och deras intervjuobjekt, inte går in på detta med att alla personer inte är skapta för att arbeta 40 timmar i veckan i projekt. För mig är det självklart att eftersom vi alla är unika så har vi också olika arbetskapacitet, jag hade därför gärna sett att de tagit upp detta med hur man skapar en projektorganisation som är anpassad även för dem som arbetar deltid. För om man håller benhårt på att alla ska arbeta lika många timmar per vecka så kommer man enligt mig aldrig att få en arbetsplats som är befriad från negativ stress. Vissa vill och kan arbeta i projekt 40 timmar medan det finns dem som är anpassade för att arbeta fler eller färre timmar. Detta kanske inte är en frågeställning som är specifik för just projekt som arbetsform men jag tror den är än mer aktuell för projekt då man här har större tidspress och en mer varierad arbetsbelastning än i linjen.
Jag har ju tidigare kritiserat uppsatsen för att jag inte tycker att den tillför någon nytt utan att den mest bekräftar vad som enligt mig är gammal kunskap. Men detta betyder inte att jag inte lärt mig något då jag läst uppsatsen. Till exempel poängterade författarna vikten av att man inom projektgruppen identifierade stressrelaterade problem och sedan tillsammans försökte åtgärda dessa. Detta visste jag väl i och för sig sedan tidigare men så här i efterhand kan jag se att de projekt jag arbetat i inte haft tillräckligt fokus på detta. När projekten väl rullar så ägnade jag i ärlighetens namn inte mycket tanke åt att se hur de andra projektmedlemmarna hanterade eventuell stress, och stress kom sällan eller aldrig upp som en punkt på projektmöten eller liknande. Detta är nog något jag kommer att tänka mer på nästa gång jag arbetar i projekt.
Författarna poängterar också gång på gång detta med vikten av positiv stress och att denna leder till ett effektivt arbete och gladare projektarbetare. Även här är det så att jag känt till att positiv stress är något bra, det hörs ju om inte annat på namnet, men jag har inte riktigt förstått hur pass viktigt detta är och att det är något som projektledare verkligen ska sträva efter att uppnå i sina projekt. I alla fall enligt uppsatsförfattarna. De nämner också vikten av att man även vid positiv stress får viloperioder, annars kan stressen övergå till att bli negativ. Kan inte undgå att tycka att detta fokus på positiv stress är lite som att leka med elden, detta då jag personligen tror att positiv stress är inkörsporten till negativ stress. Och jag tror också att det är mycket svårt för både en själv och för någon annan att avgöra när den positiva stressen håller på att övergå i negativ stress, det vill säga jag tror det är mycket lätt hänt att man inte inser att man är utsatt för negativ stress förens det är för sent. Och om jag förstått det hela rätt kan det vara mycket mödosamt och tidskrävande att komma tillbaka från utbrändhet. Så därför tycker jag denna positiva inställning till positiv stress är lite farlig, kanske hade det varit bättre och fokusera på att skapa en projektorganisation helt utan vare sig positiv eller negativ stress?
Referenser
Bäckström, Helene & Jansson, Lisa. 2006. Att skapa en uthållig projektverksamhet - en studie ur ett HRM-perspektiv om stresshantering i projektintensiva organisationer. Linköpings Universitet. http://www.diva-portal.org/smash/record.jsf?searchId=2&pid=diva2:21593.Gustavsson, Tomas. 2007. Agile – konsten att slutföra projekt. Karlstad: TUK Förlag AB.
Tonnquist, Bo. 2007. Projektledning. Stockholm: Bonnier Utbildning.
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar