Webbaserade kontorsprogram (Uppgift 3a)

Några webbaserade kontorsprogram

Jag har valt att titta på de tre webbaserade kontorsprogrammen Google Docs (https://docs.google.com), Windows Office Live Workspace SkyDrive (http://workspace.officelive.com) och Think Free (http://www.thinkfree.com). Alla tre tillhör de mest etablerade webbaserade kontorsprogrammen som finns på marknaden idag och alla har stöd för minst ordbehandling, kalkyl samt presentation. Alla är dessutom gratis. Jag kommer att jämföra alla tre kontorsprogrammen med varandra i den här uppgiften, det program jag kommer använda i den här kursen är dock Google Docs. Detta då jag vet att det är det vanligaste webbaserade kontorsprogrammet bland mina vänner och kollegor, och alltså är det som kommer att vara mest användbart för mig. Utöver dessa tre finns givetvis ett start antal andra, till exempel Office365 (http://office365.microsoft.com) som är Microsofts ”moln”-lösning för företag och Zoho (http://www.zoho.com).

Tillämpningsområde

Som tillämpningsområde har jag valt fastighetsskötsel och fastighetssamordning, detta då det är ett för mig realistiskt och konkret scenario. Scenariot är följande: Min familj har tillsammans med ett stort antal andra personer (både släkt och vänner) ett gemensamt semesterhus. Totalt är det runt 40 personer i alla åldrar som har ett intresse på ett eller annat sätt av huset. Dessa personer kan sedan delas upp grovt i tre grupper, de få personer som är faktiska ägare av huset, de ca 20 personer som årligen vistas någon period i huset, och de övriga som vistas där mer sällan. Det är idag mycket information rörande huset som distribueras via e-post och papper, information som skulle vara mycket bättre att sprida och lagra via någon form av online-tjänst. Den typ av information det kan röra sig om är till exempel bokningslistor, fördelning av kostnader, kontaktlistor, diskussioner kring reparationer, tips på saker att se och göra i närheten och fotografier. Här tror jag att ett webbaserat kontorsprogram skulle vara till stor nytta vid administration och informationsspridning!

Utvärderingskriterier

När jag har satt upp utvärderingskriterierna för de tre valda webbaserade kontorsprogrammen har jag alltså utgått från ovanstående fastighetsscenario. Mina bedömningskriterier är:

• Ingående applikationer. Grundläggande krav är ordbehandling, kalkyl och presentation. I mitt fastighetsscenario är presentationsdelen mindre viktig. Däremot är det ett plus i kanten om det finns bra stöd för att hantera bilder.

• Funktioner. Här försöker jag göra mig en uppfattning över hur pass kraftfulla/funktionsrika applikationerna är. I mitt scenario är inte avancerade funktioner nödvändiga men funktionsrikedomen kan ändå vara intressant då kraven kan komma ändras. Bedömningen av funktionalitet är relativt ytlig då en komplett jämförelse av alla funktioner är ett mycket omfattande arbete.

• Filformat som stödjs. Mycket viktigt då man inte kan kräva att alla dokument endast ska befinna sig inom webbapplikationen. Det måste gå att importera och exportera dokument i de vanligaste formaten.

• Samarbetsmöjligheter. En nyckelfunktion är hur pass lätt det går att gemensamt uppdatera dokument. Också viktigt att kunna se vem som gjort vilka ändringar.

• Distribuera dokument. Här tittar jag på hur pass smidigt det är att sprida dokumenten till andra personer.

• Integrering med andra onlinetjänster. Då de flesta idag använder sig av många olika onlinetjänster för hantering av bilder, video och text så är det bra om det på ett enkelt sätt går att dela data mellan dessa och den webbaserade kontorsapplikationen. I mitt scenario finns det till exempel ett behov av att kunna hämta in bilder från bildtjänster.

• Sökfunktion. Givetvis en viktig funktion.

• Kategorisering/taggning. Att kunna kategorisera och ordna sig dokument är en grundläggande funktion.

•  Gruppfunktioner. Vilka möjligheter finns till att skapa grupper. I mitt fastighetsscenario vore detta en funktion som skulle förenkla för användarna då det bara är ett fåtal som har behov att se informationen rörande ekonomi.

•  Användarvänlighet. I mitt scenario varierar åldrar och IT-mognad avsevärt varför det är viktigt att tjänsten är enkel att använda. Om den är svåranvänd är risken att en del lämnas utanför och/eller att tjänsten inte kommer att användas. Tittar även på hur enkelt registreringsprocessen är.

• Mobilt stöd. Då allt fler använder mobiltelefonen till alltmer så är stöd för mobil åtkomst viktig. Inte bara viktigt att kunna läsa dokumenten utan även att kunna editera dem. I mitt scenario underlättar mobilt stöd avsevärt då det är bra att kunna nå dokumenten från fastigheten, och fastigheten i det här fallet har varken fast telefon eller bredband.

Utvärdering

Om man börjar med att titta på registreringsprocessen så är den överlag mycket smidig. För de som redan har ett Googlekonto så behövs ingen ytterligare registrering utan man når direkt Google Docs via en länk från de andra Googletjänsterna. Samma sak gäller för Windows Office Live, har du redan ett konto hos Microsoft (till exempel ett Hotmailkonto) så behövs ingen ytterligare registrering. Registreringen för ThinkFree är den smidigaste av de tre, här är de enda uppgifterna om dig själv som du behöver ange en emailadress och ett lösenord. Mycket smidigt! Google och Microsoft kräver dig på mer information, även om deras registreringsprocedur är förhållandevis enkel.

Alla tjänsterna innehåller applikationer för ordbehandling, kalkyl och presentation. Microsoft Office Live innehåller dessutom deras program OneNote (ett program med begränsad nytta för de flesta). Google och Microsoft har dessutom en mängd andra tjänster som man får tillgång till när man skaffar ett konto, dessa tjänster ingår dock inte själva kontorsapplikationerna. Så när det gäller programpaketens omfattning så blir det dött lopp mellan Google och Microsoft och ThinkFree på en tredje plats.

Att sedan komma igång och skapa dokument är enkelt i alla tre kontorsapplikationerna, bara att välja vilken typ av dokument man vill skapa och sedan är man igång. Så här ser samma tabell ut i de tre olika kalkylprogrammen:

Google Docs

Windows Live Office

 

ThinkFree

 

När det gäller användarvänlighet så känns programmen (och då inte bara kalkyldelen) överlag lättarbetade, i alla fall för de som är vana vid motsvarande traditionella program. Symboler och kommandon liknar de som finns i de traditionella programmen så det är lätt att känna sig hemma. Två saker som de webbaserade kontorsapplikationerna är sämre på än de traditionella är klipp och klistra samt hur höger musknapp används. Framförallt är det Microsoft Office Live som har brister där. Till exempel går det där inte att klistra in information från en webbsida in i en kalkylcell, inte heller höger musknapp används i kalkylapplikationen. Detta gör att användandet av de webbaserade kontorsapplikationerna ibland kan kräva en viss omskolning för de som är vana vid de traditionella programmen. När det gäller att dela dokumenten med andra så är alla tre tjänsterna föredömligt enkla. Vinnaren när det gäller användarvänlighet blir Google Docs då gränssnittet är mycket rent, lättfattligt och intuitivt.

Funktionaliteten är begränsad jämfört med de traditionella programmen. Har inte haft möjlighet att testa alla funktioner men den snabbgenomgång jag gjort visar att Google Docs är det klart enklaste av programpaketen. Microsoft Office Live och ThinkFree är betydligt mer funktionsrika, om än inte fullödiga. De som har behov av mer kraftfulla kontorsapplikationer är fortfarande hänvisade till de traditionella programmen. För vanliga hemvändare duger funktionaliteten i de allra flesta fall. Vinnare när det gäller funktionalitet är Microsoft och ThinkFree med Google på tredje plats.

Vilka filformat som stödjs är avgörande för val av kontorspaket. För de flesta finns ett behov av att kunna importera och exportera dokument från många olika källor. Att kunna läsa Microsoft Office-formatet är ett krav då det är det i särklass vanligaste formatet. Och alla tre klarar av att läsa Word-dokument innehållandes bilder. Och det finns även stöd för andra vanliga filformat. Men om du vet att du kommer använda dig av ett ovanligt filformat så bör du kolla upp att detta stödjs. Men i och med att alla tre programmen klarar av de vanligaste filformaten så blir det en delad första plats när det gäller filformatsstöd.

De funktioner som finns för att samarbeta kring ett dokument är överlag bra och enkla att använda. Den som skapar dokumentet lägger till vilka andra användare som ska få tillgång till det. Man kan ange om personen ska få behörighet att redigera eller bara läsa. Om man vill skickas en notifiering till användaren att det nu finns ett dokument han/hon har tillgång till.   Det är också lätt att se vem som sist ändrade dokumentet. Det som dock är en nackdel är att för att man ska kunna editera ett dokument måste registrera sig på tjänster, något som gör att det blir en del extraarbete första gången för de som du delar dokumenten med. I Google Doc och Microsoft Office Space finns en väl fungerande versionshantering, se nedanstående skärmdumpar. I Google Docs kan du dessutom jämföra versionerna med varandra på ett bra sätt. Google Docs har även en diskussionsfunktion kopplad till varje dokument vilket är mycket bra. I ThinkFree hittar jag ingen funktionalitet för versionshantering över huvud taget vilket är ett stort minus. När det gäller samarbetsfunktionerna kommer här Google på första plats följt av Microsoft och sist ThinkFree.

Google Docs versionshantering:

Microsoft Office Live versionshantering:

 

Att skicka dokument som en bilaga i ett mail är något som bara Google Docs klarar av.  För ThinkFree och Windows Office Live krävs att man först sparar ner dokumentet och sedan manuellt bifogar det som en bilaga i mailet, alternativt publicerar det och skickar länken. Google Docs vinner denna rond.

När det gäller integreringen med andra onlinetjänster och sociala nätverk så är de funktionerna relativt begränsade. Förvånansvärt nog! Man trodde att företagen bakom dessa tre tjänster borde insett potentialen av en integrering. Det är bara Google som tillåter import av bilder från bildtjänster, och i det här fallet bara Googles egen bildtjänst Picasa. Det är ingen av de tre programpaketen där man har möjlighet att publicera dokument till en blogg eller sociala nätverk. Eller jo, ThinkFree har en begränsad möjlighet att publicera till en blogg, men då deras egen bloggtjänst vilken nog inte är så attraktiv för de flesta. ThinkFree är nog ändå de som har kommit längst när det gäller integrering med andra onlinetjänster, till exempel kan man dela länkar till dokument på sajter som Furl och Digg, se skärmdump nedan. ThinkFree tar segern knappt före Google Docs, men ingen når toppoäng.

Sökfunktionerna i Google och Microsoft är bra, de gör vad man förväntar sig. Däremot är ThinkFrees sökfunktion bedrövlig, den söker endast på filnamnen och inte i själva dokumenten. Så här blir det mycket dåligt betyg för ThinkFree medan Google och Microsoft klarar sig bra.

 Vilka funktioner som finns för att organisera och tagga dokument varierar. Google Docs använder något som heter samlingar, ett dokument kan tillhöra flera samlingar. Windows Office Live har inte någon funktionalitet för att organisera dokumenten annat än att man kan gruppera dem efter om de är offentliga, delade eller privata. Mycket svagt av Windows Office Live! ThinkFree använder sig av både taggar, filter och kataloger vilket ger en stor flexibilitet.  Här vinner ThinkFree knappt före Google Docs.

Funktioner för att skapa grupper av användare kan vara mycket användbart, till exempel för delning av dokument inom projektgrupper och liknande. Windows Office Live har en relativt väl integrerad sådan funktion. De grupper man skapar där kan dela dokument men det finns också chatt-funktionalitet via Microsoft Messenger. Google Docs och ThinkFree har inget stöd för grupper. Vinnare blir Windows Office Live.

Slutligen så tittar jag på vilket stöd för mobiltelefoner som de tre programpaketen erbjuder. Windows Office Live har inget stöd alls för mobiltelefoner. ThinkFree erbjuder en mobilversion av sina program för Android och iPhone-mobiler. Det finns dock en hel del begränsningar vad man kan göra. Finns i en gratisversion och en som kostar pengar. Google Docs når man via en gratistjänst. Vinnare är Google Docs då de erbjuder full version gratis.

Slutsatser och argumentation

Nedanstående tabell är en summering av resultatet av min utvärdering. Man kan maximalt få 5 poäng per bedömningspunkt, det vill säga totalt 55 poäng. Jag har försökt att vid bedömningen utgå från det tillämpningsscenario som jag beskrivit tidigare. Men jag tror att mina utvärderingspunkter och min betygsättning är giltig även för många andra scenarion. Som man kan se i tabellen nedan så har vi en segrare i form av Google Docs med ThinkFree på andra plats och Windows Office Live som trea. Värt att observera är att det inte skiljer mer än 6 poäng mellan 1:an och 3:an, inte heller var det någon som kom i närheten av att få full pott. 

Så är det givet att man ska välja Google Docs? Nja, så enkelt är det inte. Om du redan är användare av Microsofts eller Googles andra onlinetjänster (till exempel mail- eller fototjänster) så kan det vara en fördel att även välja att använda deras kontorsapplikationer. Det vill säga, är du redan Microsoftanvändare så använd Microsofts kontorsapplikationer trots att de kom sist i min utvärdering. Men om du inte använder någon av företagens andra onlinetjänster idag så välj Google Docs. ThinkFree har här ett problem i och med att de inte erbjuder andra tjänster på samma sätt som Microsoft och Google. Det går inte att komma ifrån att det är smidigt att ha så många av sina onlinetjänster som möjligt samlade under ”ett tak”. 

En klar nackdel med att använda sig av webbaserade kontorsapplikationer är att man blir beroende av prestandan i tjänsterna samt stabiliteten i sin internetuppkoppling. Under den tid jag använde programmen så var det ett flertal tillfällen då jag upplevde det som frustrerande segt. Det kan vara sådana saker som att det tar ett par sekunder för en kalkylarkscell att uppdateras eller för att växla mellan olika dokument. Ett par sekunder kanske inte låter mycket men det inträffar relativt ofta och blir ett irriterande avbrott i arbetet. Tror att man måste lösa detta på något sätt innan de webbaserade kontorsapplikationerna på allvar kan ersätta de traditionella kontorsprogrammen.

Efter att ha testat och analyserat de tre webbaserade kontorsapplikationerna så har jag blivit övertygad om att dessa snart kommer att ersätta de traditionella kontorsprogrammen. Att nå sina dokument överallt där det finns tillgång till internet, antingen via dator, surfplatta eller mobiltelefon, är otroligt smidigt. Detta i kombination med de möjligheter för samarbete och delning som finns gör de webbaserade programmen extremt kraftfulla. Men webbapplikationerna måste bli snabbare och mer stabila. Dessutom måste funktionaliteten bli likvärdig med de traditionella programmen. Om man lyckas med detta och dessutom integrerar dem bättre med andra onlinetjänster och sociala nätverk, ja då är jag övertygad om att de kommer att utkonkurrera de traditionella programmen!